Die „Zero Inbox“, also ein leerer Posteingang, ist nicht nur ein tolles Gefühl, sondern eine echte Hilfe. In diesem Beitrag erfährst du, wie du damit deine E-Mail-Flut bändigst und deutlich produktiver im Umgang mit deinen Mails bist.

Vorarbeiten

Bevor du mit dem leeren deines Posteingangs beginnst, sind ein paar Vorarbeiten sinnvoll. Wenn du noch nicht alle Mailaccounts in einem Programm hast, dann darfst du das schleunigst ändern 🙂 Kostenlos und auf jedem Mac vorinstalliert ist Apple Mail (Tipps für Apple Mail findest du hier).

Bestelle Newsletter ab, die du nicht mehr liest und markiere Werbemails als Spam, damit sie in Zukunft automatisch gelöscht werden.

Außerdem solltest du langsam dazu übergehen, deine Mails nur noch zu bestimmten Zeiten zu checken. Je seltener, desto besser. Jede eintrudelnde Mail lenkt dich von deiner eigentlichen Arbeit ab und beendet deinen mühsam aufgebauten Fokus.

Die erste Zero Inbox

Die erste Zero Inbox dauert vielleicht etwas länger. Du musst die ganzen alten Mails durchgehen und entscheiden, welche du löschen oder archivieren kannst. Dann überlegst du dir eine Ordnerstruktur für deine Mails. Je intelligenter du deine E-Mails ordnest, desto besser ist das für deine Produktivität. 

Mit Regeln kannst du viele Aufgaben in Apple Mail automatisieren.

  • Verschiebe bestimmte E-Mails automatisch in einen Ordner verschieben (z.B. alle, die im Betreff „Rechnung“ enthalten)
  • Leite bestimmte Mails automatisch weiter (z.B. an deinen Steuerberater oder an deinen Chef)
  • Gruppiere Newsletter (also von bestimmten Absendern), die du noch lesen willst, in einen separaten Ordner

Das 2-Minuten-Prinzip

Alle Aufgaben, die weniger als 2 Minuten benötigen, erledigst du sofort. Dieses mächtige Prinzip stammt von David Allen (Auto des Bestsellers „Getting things done“). Kurze Aufgaben nach später zu verschieben, macht dir mehr Arbeit – also tu es sofort!

Alle Mails, für die du länger brauchst, verschiebst du manuell in bestimmte Ordner, zum Beispiel „Später beantworten“ oder „Später lesen“. Wenn du gerade viel Zeit hast, kannst du die natürlich auch gleich bearbeiten. Ansonsten weißt du dann, wo du zu einem späteren Zeitpunkt nachsehen musst.

Arbeite dich so lange durch deine Mails, bis dein Posteingang komplett leer ist. Du hast dann alle Mails entweder gelöscht oder in einen Unterordner verschoben.

Automatisiere immer mehr

Im Laufe der Zeit solltest du immer mehr automatisieren. Dein Ziel sollte sein, dass immer mehr Mails automatisch in einen bestimmten Ordner wandern. Du weißt dann genau, wie wichtig bestimmte Ordner sind und ob du die Mails darin nur lesen oder auch beantworten musst.

Genieße das gute Gefühl, dass du der Herr deiner Inbox bist und sie immer leer ist, wenn du dein Mailprogramm schließt 🙂

Wie organisierst du deine Mails? Verwendest du das Zero-Inbox-Prinzip oder ein ganz anderes System? Lass es mich wissen und schreib mir einen Kommentar 🙂

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