Die Bedienung von Apple Mail unter OS X bzw. macOS ist nicht schwer. Wie du es bei Apple gewohnt bist, läuft die Bedienung sehr intuitiv. Mit den Tricks in diesem Artikel arbeitest du noch produktiver mit Apple Mail und sparst viel Zeit beim täglichen E-Mail-Verkehr.
Apple Mail gehört zu den Programmen, die auf deinem Mac vorinstalliert sind. Für die meisten Anwender dürfte die App alle E-Mail-Wünsche erfüllen. Falls nicht, steht es dir natürlich frei, Alternativen wie Mozilla Thunderbird, Microsoft Outlook oder andere Mail-Clients aus dem AppStore zu installieren.
Ich verwende ausschließlich Apple Mail und bin damit sehr zufrieden. Auch an meinem iPhone und iPad verwende ich nur die native Lösung. Zwischendurch habe ich immer wieder mal andere Programme getestet, bin aber stets wieder zu Apple Mail zurückgekehrt.
Ich gehe davon aus, dass du bereits E-Mail-Konten angelegt hast. Falls nicht, kannst du hier die Anleitung von Apple dazu aufrufen.
Dreispaltenansicht bei Apple Mail aktivieren
Standardmäßig ist bei Apple Mail die Zweispalten-Ansicht aktiviert. Für alle Macs mit einem Bildschirm ab 13 Zoll empfehle ich, die Dreispalten-Ansicht zu verwenden. Mit dieser Aufteilung des Mail-Clients von Apple kannst du deutlich produktiver arbeiten als mit zwei Spalten.
Zur Aktivierung (und Deaktivierung) klickst du einfach links oben auf „Postfächer“.
Nun werden links deine verschiedenen Postfächer und die dazugehörigen Ordner (Eingang, Ausgang, Papierkorb etc.) angezeigt. In der Mitte befinden sich nun die einzelnen Mails der links ausgewählten Ordner mit Absender, Betreff und zweizeiliger Vorschau.
Unter Einstellungen > Listenansicht kannst du die Zeilenanzahl verändern. Ich finde zwei Zeilen den besten Kompromiss aus Übersichtlichkeit und schnellen Informationen über den Inhalt.
Sobald du eine Mail markierst, wird rechts in einem großen Bereich der Inhalt angezeigt. Meistens dürfte diese Vorschau genügen und du musst die E-Mail nicht per Doppelklick öffnen.
Symbolleiste anpassen
In der Symbolleiste sollten sich die Funktionen befinden, die du am häufigsten benötigst. Per Rechtsklick und „Symbolleiste anpassen“ lässt sich diese schnell und einfach konfigurieren.
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Standardmäßig ist die Leiste bereits recht gut konfiguriert, beispielsweise befinden sich ganz links Buttons für „Neue E-Mails abrufen“ und „Neue E-Mail verfassen“. Auch die Buttons mit Pfeilen für Antworten, Allen Antworten und Weiterleiten behältst du am besten in der Symbolleiste.
Funktionen, die du häufig benötigst, fügst du einfach per Drag-and-Drop hinzu. Bei mir ist das zum Beispiel „Zu Kontakten hinzufügen“. Willst du ein Symbol entfernen, ziehst du es einfach von der Leiste herunter.
Auch die Position der einzelnen Symbole kannst du per Drag-and-Drop schnell verändern.
Regeln erstellen – automatische Ordnung der E-Mail-Flut
Bei der schier unbezwingbaren Flut an E-Mails, die täglich auf uns hereinprasselt, ist das Chaos ohne einer sinnvollen Aufteilung und Ordnung fast schon vorprogrammiert.
Der erste Schritt für etwas mehr Ordnung ist das Erstellen von Unterordnern in deinem Mail-Account. Dazu scrollst du in der linken Spalte mit den Mail-Accounts zu dem gewünschten Konto und klickst auf das Plus.
Anschließend kannst du einen Namen wählen und einen neuen Unterordner anlegen. Wenn du den Standard IMAP verwendest, erscheinen die Ordner anschließend auch auf iPhone, iPad oder an anderen Computern.
Jetzt kannst du Mails aus deinem Eingang sinnvoll sortieren und in verschiedene Kategorien einteilen. Manuell macht das jede Menge Arbeit – besser wäre es doch, wenn E-Mails automatisch in die richtigen Ordner wandern.
Genau hier kommen die Regeln ins Spiel. Regeln überprüfen automatisch sämtliche Nachrichten in deinem Posteingang und führen bei Bedarf bestimmte Aktionen durch.
Wechsle mit ⌘ + , in die Einstellungen und in den Reiter „Regeln“. Über „Regeln hinzufügen“ erstellst du eine neue Anweisung. Du kannst nun eine oder mehrere Bedingungen festlegen und die Aktion die beim Zutreffen durchgeführt werden soll.
Die Beschreibung legt den Titel der Regel in der Übersicht fest. Mit dem Pluszeichen kannst du mehrere Kriterien oder mehrere Aktionen für diese Regel festlegen.
Die Möglichkeiten für Bedingungen und Aktionen sind sehr vielfältig. Beispielsweise kannst du alle Mails die mit bestimmten Wörtern/Phrasen beginnen oder enden in einen anderen Ordner verschieben oder an eine andere Adresse weiterleiten. Auch das automatische Löschen von bestimmtem Nachrichten ist möglich.
Intelligente Postfächer anlegen
Eine der am häufigsten Aktionen bei Apple Mail dürfte auch bei dir die Suche sein. Wenn du bestimmte Suchanfragen immer wieder durchführst, lohnt sich das Anlegen eines intelligenten Postfachs.
Suchanfragen lassen sich so direkt in der Seitenleiste speichern. Klick dazu in der Seitenleiste bei Intelligente Postfächer auf das Plus-Symbol und es öffnet sich ein Fenster, das ähnlich wie bei Regeln aufgebaut ist.
In diesem Fall wird unter „Intelligente Postfächer“ ein Ordner „Fußball“ angelegt. Per Klick auf diesen Ordner siehst du alle E-Mails, die im Betreff das Wort „Fußball“ enthalten.
Schneller arbeiten mit Shortcuts
Shortcuts sind die Königsklasse des schnellen und produktiven Arbeitens. Mit den richtigen Tastenkürzeln verleihst du deiner Produktivität bei Apple Mail einen richtigen Boost. Du vermeidest unnötige Klicks und das häufige Wechseln zwischen Tastatur und Maus beziehungsweise Trackpad.
Hier sind die wichtigsten Shortcuts für Apple Mail:
| ⌘ + N | Neue E-Mail verfassen |
| ⌘ + O | Markierte E-Mail öffnen |
| ⌘, ⌥ + F | Suchen |
| ⌘ + R | Antworten |
| ⌘, ⇧ + R | Allen antworten |
| ⌘, ⇧ + F | E-Mail weiterleiten |
| ⌘, ⇧ + J | Ausgewählte Mails als Spam markieren |
| ⌘ + 1 | Posteingang aufrufen |
| ← | Ausgewählte Mails löschen |
| ⌘, ⇧ + D | Nachricht absenden |
| ⌘ + S | Als Entwurf speichern |
| ⌘, ⇧ + A | Anhang hinzufügen |
| ⌘ + W | Aktuelles Fenster schließen |
3 Produktivitäts-Tipps im Umgang mit Mails
1) E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren
Bist du in anderen Programmen unterwegs oder arbeitest gerade am Mac, stören aufploppende Mail-Benachrichtigungen sehr. Bei mir kündigen sich neue Mails fast im Minutentakt und häufig ertappe ich mich dabei, wie ich viele E-Mails aus Neugier sofort öffne.
Untersuchungen haben gezeigt, dass es nach Ablenkungen von Mail und Co. einige Minuten dauert, bis du mit der Konzentration wieder voll bei der eigentlichen Aufgabe bist.
Eine Möglichkeit, Ablenkungen zu verhindern: Du stellst im Mitteilungszentrum (Symbol mit Punkten und Streifen ganz rechts in der Menüleiste) komplett alle Benachrichtigungen aus, indem du den Modus „Nicht stören“ aktivierst. Dazu musst du im Menü „Heute“ erst etwas nach oben scrollen.
Wenn du nur das Mail-Programm stummschalten willst, aber es gerne noch geöffnet haben möchtest, kannst du deine Accounts offline schalten, also vom Internet trennen. Dazu fügst du am besten den Button mit dem Blitz in deine Symbolleiste hinzu. 
Per Klick schaltest du alle Accounts offline. Mit einem erneuten Klick aktivierst du die „Internetversorgung“ für deine E-Mail-Ordner wieder.
2) E-Mails seltener abrufen
Mit E-Mails kannst du wahnsinnig viel Zeit verplempern. Zu Zeiten von Flatrates und mobilem Internet ist das Checken des Posteingangs häufig zu einer wahren Sucht geworden.
Grad nichts zu tun? Schnell am iPhone den Posteingang checken. Am Mac ist Apple Mail dauerhaft geöffnet und informiert dich in Echtzeit über neue Nachrichten. Vielleicht kommt dir das bekannt vor.
Um die „Sucht“ zu bekämpfen und einen unnötigen Zeitfresser zu eliminieren, würde ich dir empfehlen, den Posteingang nur noch 1-3 mal am Tag abzurufen.
Wenn ich aber dadurch eine dringende Mail verpasse? Keine Angst, selten ist eine Nachricht so dringend, dass sie binnen Minuten beantwortet werden muss. Und wenn es sich doch um etwas wichtiges handelt, kann sich die betreffende Person immer noch per Anruf oder SMS an dich wenden.
Nimm dir am Morgen oder am Abend bewusst einige Minuten, um dich um deinen Posteingang zu kümmern. Teilweise können das über 100 ungelesene Mails sein, aber in der Regel kannst du die Mails in wenigen Minuten abarbeiten.
Ich gehe folgendermaßen vor: Ich markiere die erste ungelesene Mail und klicke mit gedrückter ⇧-Taste auf die letzte ungelesene Mail. Alle Nachrichten, die ich nicht löschen will, markiere ich mit gedrückter ⌘-Taste. Anschließend drücke ich ← und die unerwünschten Mails verschwinden schnell im Papierkorb.
Der Posteingang ist somit schon von Müll befreit und ich kann mich in Ruhe um die wichtigen Mails kümmern.
Am Anfang mag das seltene Checken des Posteingangs vielleicht schwer fallen, aber vielleicht bist du ja bereit für eine Challenge: Eine Woche nur einmal am Tag den Posteingang aufrufen. Am Ende der Woche kannst du dich dann entscheiden, wie es weitergeht.
Die Wahrscheinlichkeit, dass du dich von Ballast befreit fühlst und weiterhin nur noch selten in deinen Posteingang sehen willst, ist hoch.
3) Nutze Textbausteine
Ich verwende bei meinen E-Mails immer wieder dieselben Floskeln, zum Beispiel „Lieber Herr XY“, „Mit freundlichen Grüßen“, „Viele Grüße“ oder „Im Anhang finden Sie“.
In den Systemeinstellungen unter Tastatur > Text kannst du Abkürzungen für häufig benutzte Textbausteine definieren.
Per Klick auf das Plus fügst du einen neuen Kurzbefehl hinzu. Wenn du eine deiner Abkürzungen eintippst, wird diese automatisch durch den Text rechts ersetzt.
Wenn du diese Tipps beherzigst, wirst du bestimmt um einiges produktiver mit Apple Mail umgehen können und viel Zeit sparen können.
Wie schaffst du es, produktiver mit Apple Mail zu arbeiten? Welche Tricks kennst du? Ich freue mich über deinen Kommentar ?!