Unter Windows ist der Acrobat Reader von Adobe (oder ein vergleichbares Tool) Pflicht. Am Mac benötigst du kein zusätzliches Programm, um mit PDFs zu arbeiten. In diesem Beitrag zeige ich dir, wie du mit Vorschau am Mac PDFs öffnen, erstellen und bearbeiten kannst. Auf jedem Mac ist das Programm Vorschau installiert. Zum schnellen Öffnen von Bilddateien ist es die erste Wahl. Doch auch für das Anzeigen von PDF-Dateien ist Vorschau hervorragend geeignet. Was nur wenige wissen: Vorschau kann die Dokumente öffnen, sondern besitzt auch umfangreiche Funktionen zum Bearbeiten von PDFs.

PDF-Datei erzeugen

Das Dateiformat PDF ermöglicht den Austausch und die Anzeige von Dokumenten, unabhängig auf welcher Plattform und mit welcher Software sie erstellt wurden. Eine PDF-Datei sieht immer gleich aus, egal wo du sie öffnest. Eine PDF-Datei zu erstellen ist der beste Weg, um aus einer Datei in Word oder Pages ein Dokument mit fixem Layout zu erzeugen. Ein weiterer Vorteil: Das Bearbeiten des Texts im PDF ist nicht ohne Weiteres möglich. Wenn du deine Bewerbung dagegen als Word-Datei verschickst, kann sie jeder mit ein paar Handgriffen verändern. Mit wenigen Klicks kannst du aus einem Textdokument eine PDF-Datei erzeugen. Bei Pages verbirgt sich die Funktion im Menü unter Ablage > Exportieren > PDF …

Bei Microsoft Word wählst du einfach nach dem Klick auf Datei > Speichern unter (⇧, ⌘ + S) das Dateiformat PDF aus.

Bei Numbers beziehungsweise Excel funktioniert der PDF-Export analog. Für andere Inhalte wie Webseiten ist der PDF-Druck ideal. ⌘ + P öffnet den Drucken-Dialog. Anstatt wie gewohnt auf Drucken zu klicken, wählst du einfach links unten die Funktion Als PDF sichern … aus. Anschließend kannst du den Inhalt als PDF an einem Ort deiner Wahl abspeichern.

PDF-Datei bearbeiten mit Vorschau

Vorschau bietet umfangreiche Funktionen zum Bearbeiten einer PDF-Datei, die auf den ersten Blick nicht ersichtlich sind. Mit dem Shortcut ⇧, ⌘ + A blendest du die Werkzeugleiste ein. Anschließend hast du die Auswahl zwischen vielen verschiedenen Werkzeugen, beispielsweise kannst du Text markieren, unterstreichen, Formen zeichnen oder Text einfügen. Rechteck und Oval sind eine gute Möglichkeit, um bestimmte Bereiche im PDF hervorzuheben. Die Farbe, Füllung und Dicke des Rands stellst du über die Buttons im rechten Bereich der Werkzeugleiste ein. Auch Pfeile, Linien oder Sprechblasen lassen sich mit wenigen Klicks ins Dokument einfügen.

Formulare ausfüllen

Zum Ausfüllen von Formularen klickst du einfach auf das entsprechende Feld und kannst anschließend mit dem Tippen beginnen. Wenn das automatische Ausfüllen nicht funktioniert, fügst du einfach manuell ein Textfeld an der richtigen Stelle ein. Details wie Schriftart, Schriftgröße oder Farbe passt du über den Button ganz rechts in der Leiste an.

Unterschrift einfügen

Ein offizielles Dokument wie ein Vertrag wird erst durch eine Unterschrift gültig. Ausdrucken, unterschreiben und wieder einscannen ist lästig. Bei der Vorschau gibt es eine nützliche Funktion, um die eigene Unterschrift ins Dokument einzufügen. Dazu klickst du auf den Button mit der Signatur. Die erste Möglichkeit ist, auf dem Trackpad zu unterschreiben. Das benötigt etwas Übung, ich habe einige Versuche gebraucht, um eine anständige Unterschrift zustande zu bringen. Alternativ kannst du auf einem Blatt Papier unterschreiben und die Signatur mit der Frontkamera aufnehmen. Die gespeicherte Unterschrift ist jetzt im Unterschrift-Menü verfügbar und mit einem Klick fügst du die Signatur ins Dokument ein. Mit der Maus veränderst du Größe und Position der Unterschrift.

Notizen einfügen

Rechts neben dem Symbol mit der Signatur befindet sich ein Button für das Hinzufügen von Anmerkungen. Klick das Werkzeug an und tipp deine Anmerkung ein. Per Drag-and-Drop kannst du das kleine gelbe Quadrat verschieben, das auf eine Notiz hinweist. Zum Aufklappen einer Notiz klickst du einfach auf das gelbe Quadrat. Der Shortcut ⌘, ⌥  + 4 listet alle Notizen und Hervorhebung auf der Seitenleiste auf.

PDF drehen

Ein häufiges Problem nach dem Einscannen: das Dokument steht auf dem Kopf. Mit dem Shortcut ⌘ + L drehst du das Dokument links herum, mit ⌘ + R nach rechts. Vergiss nicht, die Datei mit ⌘ + S zu speichern, damit die Änderung aktiv wird.

PDFs zusammenfügen

Wenn mehrere Dokumente per Mail versendet werden, ist es oftmals sinnvoll diese zusammenzufügen. Beispielsweise möchten viele Arbeitgeber bei der Bewerbung alle Infos in einem Dokument. Das Zusammenfügen von mehreren Seiten ist ebenfalls mit der Vorschau ganz einfach möglich. Öffne dazu alle relevanten Dokumente mit der Vorschau. Wähle in jedem Fenster die Miniaturansicht aus (⌘, ⌥  + 4). In der Miniaturdarstellung am linken Rand wählst du jetzt die Seiten aus, die du verschieben möchtest. Mit gedrückter ⌘- oder ⇧-Taste wählst du mehrere Seiten aus. Zieh die markierten Seiten nun per Drag-and-Drop in den Miniaturbereich des anderen Fensters. Am besten erzeugst du jetzt mit ⇧, ⌘ + S ein Duplikat der Datei, damit das Originaldokument nicht überschrieben wird. Mit ⌘ + S speicherst du das zusammengefügte Dokument ab. Außerdem kannst du auch die Reihenfolge der Seiten mit der Maus verändern. Mit der Löschtaste entfernst du markierte Seiten aus dem PDF-Dokument.

PDF-Datei verkleinern

Hochauflösende Scans oder PDFs mit vielen Fotos können schnell mal viele Megabyte groß sein. Für den Versand per Mail ist es häufig sinnvoll, die Dateigröße zu reduzieren. Auch hier besitzt Vorschau eine einfache Möglichkeit, die aber etwas versteckt ist. Öffne das gewünschte Dokument mit der Vorschau. Klicke auf Ablage > Exportieren … und gib der Datei einen neuen Namen, da sonst die Ursprungsdatei überschrieben wird. Die Dropdown-Box Quartz-Filter beinhaltet den Eintrag Reduce File Size. Ist diese Option aktiviert, verkleinert Vorschau die Datei vor dem Speichern.   Die wichtigsten Funktionen zum Anzeigen und Bearbeiten von PDFs am Mac kannst du also problemlos mit der Vorschau erledigen. Für erweiterte Features wie zum Beispiel Texterkennung per OCR benötigst du dann aber doch ein weitere Programm.  

Welche App verwendest du zum Anzeigen und Bearbeiten einer PDF am Mac? Ich freue mich auf deinen Kommentar 🙂