Eine meiner Lieblingsfunktionen am Mac sind Textbausteine. Du sparst dir jede Menge Tipparbeit und kürzt häufig verwendete Phrasen und Wortgruppen einfach ab. Wie du Textbausteine einrichtest und optimal nutzt, erfährst du in diesem Beitrag.

Schnelligkeit an den Tasten ist eine der wichtigsten Fähigkeiten für ein produktives Arbeiten am Mac. Mit Spracherkennung (wenn du dich an das komische Gefühl gewöhnt hast) kannst du deiner „Tippgeschwindigkeit“ noch einen zusätzlichen Boost verleihen.

Lass lange Textbausteine automatisch tippen!

Eine meiner weiteren Geheimwaffen für ein schnelles Texten sind Textbausteine. Bestimmt hast du auch Floskeln und Wortgruppen, die du immer wieder eintippst. Gute Kandidaten für deine Top 5 sind bestimmt „Mit freundlichen Grüßen“, „Sehr geehrte Damen und Herren“ oder „Liebe Grüße“.

Vielleicht kannst du diese Floskeln schon im Schlaf und in Turbo-Speed tippen, aber mit dem Einrichten eines Kurzbefehls für diese Textbausteine kannst du die Geschwindigkeit noch einmal steigern.

So richtest du Textbausteine ein

Unter Microsoft Windows benötigst du für das Erstellen von Kurzbefehlen eine externe Software, wie zum Beispiel TextExpander oder phraseexpress. Bei macOS ist die Textbausteinverwaltung mit Bordmitteln möglich.

Gehe dazu zu Systemeinstellungen > Tastatur > Text. Mit einem Klick auf das Plus richtest du dir einen neuen Kurzbefehl ein.

Tippe in die rechte Spalte deinen Textbaustein ein und wähle eine Abkürzung, die zukünftig das Signal für den Mac sein soll, deinen längeren Text gibts du rechts ein. D

Das kann entweder ein einzelnes langes Wort, eine lange Phrase, eine E-Mail-Signatur oder auch ein Standardbrieftext sein.

Tipp: Einen Absatz fügst du mit ⌥ + ↩ ein.

Du kannst auch per Kopieren und Einfügen Texte in der rechten Spalte platzieren. Besonders bei längeren Texten mit mehreren Absätzen bietet sich das an, da sich das Eingabefeld leider nicht vergrößern lässt und schnell unübersichtlich wird.

Wähle unbedingt eine eindeutige Abkürzung

Wähle für das Kürzel unbedingt eine Zeichenkombination, die du sonst nicht verwendest. Normale Wörter sind ungeeignet, ebenso wie häufige Buchstabenfolge wie zum Beispiel er, rt, oder nd.

Sonst kann es passieren, dass sich deine Textbausteine beim normalen Tippen einfügen, wenn du es gar nicht beabsichtigst. Wenn du herausfindest, dass deine Abkürzung vielleicht nicht optimal ist, kannst du sie jederzeit in den Einstellungen wieder ändern.

Wenn du deine Abkürzung eingibst, musst du per Leertaste oder Enter bestätigen und der gewünschte Textbaustein fügt sich automatisch ein. Wenn du das Kürzel eintippst, erscheint unter deinem Cursor der lange Text für deine Abkürzung. Willst du den Baustein nicht einfügen, klickst du einfach auf das Kreuz.

Wie du Textbausteine einrichtest und verwendest, siehst du auch in diesem Video:

Gute Kandidaten für Textbausteine

Du kannst alles zu Textbausteinen machen, was du häufig eintippst. Das fängt bei bereits genannten Floskeln wie „Mit freundlichen Grüßen“ an. Ich habe zum Beispiel auch meinen Namen (auch wenn er sehr kurz ist) und meine Adresse als Kürzel abgespeichert.

Zu den Dingen, die ich am häufigsten eingebe, gehören ganz klar auch meine E-Mail-Adressen. Auch meine Handynummer ist in der Liste vertreten. Wenn du am Mac häufig chattest, könntest du auch Abkürzungen für häufig verwendete Smileys einrichten. So musst du nicht immer durch die bunte Smiley-Liste scrollen.

Manche fügen auch ihre IBAN oder ihre Kreditkartennummer zur Textbausteinverwaltung, mir ist das zu heikel ist. Wenn du Apple vertraust oder denkst, dass die sowieso deine Daten haben, dann kannst du auch diese langen und schwer zu merkenden Zeichenfolgen abkürzen. 

Zusammenfassung von sinnvollen Textbausteinen:

• Grußfloskeln wie „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Sehr geehrte Damen und Herren“
• Deine persönlichen Details wie Name, Adresse oder Handynummer
• Deine E-Mail-Adressen
• Häufige E-Mail-Floskeln wie „Im Anhang finden Sie“ oder „Vielen Dank für Ihre Mail“
• Smileys
• Sonderzeichen wie ² oder ©
• längere und häufig verwendete Wörter wie eigentlich oder irgendwo

Textbausteine funktionieren auch am iPhone und iPad

Die in der Textbausteinverwaltung definierten Kürzel funktionieren in allen Anwendungen von Apple, also zum Beispiel Mail, Safari, Pages, TextEdit oder Notizen. Bei vielen Drittprogrammen wie Microsoft Word oder Google Chrome lassen sich die Abkürzungen nicht verwenden. Ob das Ersetzen der Kürzel funktioniert, findest du schnell durch Ausprobieren heraus.

Deine definierten Kürzel kannst du übrigens auch am iPhone und iPad verwenden. Über die iCloud synchronisieren sich die Abkürzungen automatisch zwischen den einzelnen Apple-Geräten.

Den entsprechenden Menüpunkt findest du auf iOS-Devices unter Einstellungen > Allgemein > Tastaturen > Kurzbefehle. Du kannst dort die Tastaturkürzel wie am Mac einsehen und verwalten. Wenn du einen neuen Befehl hinzufügst, ist er automatisch auch am Mac verfügbar.

Da am Smartphone das Tippen deutlich mühsamer als an einer normalen Tastatur ist, sind die Textbausteine hier besonders praktisch. Ich nutze am iPhone viel mehr Abkürzungen als am Mac. Das Zeitsparpotential ist am iPhone auch bei mittellangen bis langen Wörtern sehr groß. 

Mehr Funktionen gibt’s mit TextExpander

In den Tastatureinstellungen hat macOS eine kostenlose und gute Textbausteinverwaltung integriert. Allerdings sind die Einstellungsmöglichkeiten etwas rar und die Kürzel werden nur in hauseigenen Anwendungen ersetzt.

Mehr Funktionen bietet TextExpander:

• Textbausteine auch bei den meisten Nicht-Apple-Apps einsetzbar
• Intelligente Funktionen, wie das Einfügen des aktuellen Datums
• Gemeinsame Nutzung von Textbausteinen mit anderen Nutzern möglich
• häufig getippte Phrasen werden automatisch vorgeschlagen 

Allerdings ist TextExpander nicht ganz günstig. Für Privatanwender kostet die App 3 – 4 € pro Monat, du kannst das Programm aber kostenlos für 30 Tage testen. Einen ausführlichen Test von TextExpander findest du auf dem Blog von Lars Bobach.

Auch PhraseExpress bietet erweiterte Funktionen, ist vor allem für Windows entwickelt worden. Am Mac ist die App immer noch im Beta-Status. Dafür kannst du PhraseExpress kostenlos nutzen.

Fazit: Unverzichtbare Hilfe beim Tippen!

Die Textbausteine von macOS sind eine unverzichtbare Funktion für mehr Produktivität und Effizienz beim Tippen.

Nimm dir unbedingt mal die Zeit und analysiere dein Tippverhalten:

Welche Floskeln verwendest du häufig? Was tippst du immer wieder ein? Welche Sonderzeichen musst du immer kopieren und einfügen beziehungsweise nachsehen?

Definier dir dann für diese Kandidaten Textbausteine. Am Anfang musst du dich immer wieder selbst dran erinnern, diese praktische Funktion auch zu nutzen, aber mit der Zeit gewöhnst du dich total daran.

Ich habe einige Kürzel inzwischen so verinnerlicht, dass ich sie häufig an anderen Computern eingebe und mich dann wunder, warum sie nicht funktionieren. Schau auch immer wieder mal in die Liste unter den Einstellungen und ruf dir deine Abkürzungen in Erinnerung. Ich habe schon häufig ein Kürzel definiert, aber dann kein einziges Mal verwendet.

Für die meisten dürfte die eingebaute Textbausteinverwaltung am Mac genügen. Wenn du viel mit Nicht-Apple-Apps arbeitest oder noch bestimmte Sonderfunktionen wünscht, empfehle ich dir das kostenpflichtige Tool TextExpander.

Was sind deine Top-Abkürzungen? Lass es mich wissen und hinterlass mir einen Kommentar 🙂